Szolgáltatóváltás és tenderkezelés

Három ajánlat, amit nem lehet összehasonlítani, és egy döntés a legkedvesebb értékesítő alapján.

Senki nem írta le, mire van valójában szüksége a cégnek, így minden ajánlattevő más kérdésre válaszolt. Az egyik ügyfélszolgálatot árazott, a másik menedzselt platformot, a harmadik órabéres embereket. A legolcsóbb szám nyer, és másfél év múlva derül ki, mit nem tartalmazott.

Ha három szolgáltatótól ajánlatot kérnek, az nem tender. Az három párhuzamosan futó értékesítési folyamat, mindegyiket az a szállító formálta, aki írta, és a cégnek nincs mihez mérnie őket a hangnemen és az áron kívül. Utána pedig a rövidlistát érzésre kell megvédeni a tulajdonos vagy az igazgatóság előtt, nem mátrixszal.

És azok a feltételek, amelyeken a következő öt év múlik — mi történik, ha a szolgáltatás alulteljesít, kié az adat és a dokumentáció, mibe kerül a távozás —, pontosan azok, amelyeket senki nem tárgyal le, amíg még van tárgyalóereje: az aláírás előtt.

Hat lépés, tíz-tizennégy hét.

1. Indulás és alapfelvétel Egy hét. Nyitó megbeszélés a szponzorral, és ami ma van — felhasználók, telephelyek, rendszerek, a jelenlegi szerződés és annak költsége. Ha előtte megvolt a szerződés- és szolgáltatás-felülvizsgálat, ez a lépés jórészt már készen van.
2. Követelmények és szolgáltatás-specifikáció Két-három hét. Mit kell valójában megvennie a cégnek, szolgáltatásként és nem termékként megfogalmazva — hatókör, rendelkezésre állás, reakció- és megoldási határidők, biztonsági és megfelelőségi kötelezettségek, ki miért felel. Ez a dokumentum maga a megbízás.
3. Piaci feltérképezés és rövidlista Egy-két hét. Olyan szolgáltatók, akik valóban kiszolgálják az önök méretét, ágazatát és földrajzi helyzetét, a specifikáció és nem a saját marketingjük alapján szűrve. Jellemzően öt-nyolc meghívott.
4. Kiírás és ajánlattevői kérdések Három hét. A kiírás SLA-melléklettel és árazási sablonnal megy ki, amelyet minden ajánlattevőnek ugyanúgy kell kitöltenie — ettől lesznek a válaszok összehasonlíthatók. A kérdéseket összegyűjtjük, és egyszerre, mindenkinek válaszoljuk meg.
5. Értékelés, tisztázás és bemutatók Két-három hét. Pontozás az ajánlatok beérkezése előtt elfogadott súlyozott szempontrendszer szerint, hogy a súlyokat utólag ne lehessen egy preferenciához igazítani. Tisztázó körök, referenciahívások, és bemutatók ott, ahol van értelmük.
6. Javaslat és döntés Egy-két hét. A pontozott összehasonlítás, a javaslat az indoklásával, a szerződéses ellenőrzőlista, és az átállás előfeltételei, még az aláírás előtt a döntésbe írva.

A Premium azt teszi hozzá, amit a legtöbb tender elfelejt: az átállás előfeltételeit beletárgyaljuk a szerződésbe, és az új szolgáltató első kilencven napján át az önök oldalán maradunk — vagy közvetlenül átadjuk egy IT-átállás és -helyreállítás megbízásba.

• Entry — követelmények és piaci kép A specifikáció és egy szűrt rövidlista, hogy a tendert maguk vezényelhessék le: mit vegyenek, kit kérdezzenek, és mihez ragaszkodjanak. 900 000 Ft + áfa.
• Standard — maga a tender Minden, ami ezen az oldalon szerepel, a specifikációtól a kiíráson és az értékelésen át a dokumentált döntési javaslatig. 4 500 000 Ft + áfa, fix ár.
• Premium — az első kilencven napon át A Standard, plusz az átállás előfeltételeinek beletárgyalása a szerződésbe, és ügyféloldali támogatás az új szolgáltatóval töltött első kilencven napban. 6 900 000 Ft + áfa.
• Egyedi Több szolgáltatási terület egyszerre, több ország, vagy anyavállalati beszerzési keret, amelyen belül dolgozni kell. Egyedi ajánlat alapján.

Fizetés: 40% szerződéskötéskor, 30% a specifikáció jóváhagyásakor, 30% a döntési javaslattal. Az Entry díját teljes egészében beszámítjuk a Standard vagy Premium csomagba, ha 60 napon belül folytatják.